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JJF1069讲座之一:管理评审工作的几点建议

发布时间:2019-05-07 作者:杨经荣​ 来源:《中国计量》杂志2019年第1期 浏览:1229
 JJF1069-2012《法定计量检定机构考核规范》自实施以来,帮助法定计量检定机构在全面贯彻国家计量法律、法规的前提下,按国际通行的方式,加强对计量检定机构的管理,提高现代化科学管理水平;有利于促进我国法定计量检定机构的测量结果和计量器具型式批准证书实现与其他国家的相互承认。但是,相关考核专家在对计量所等机构考核时发现,基层单位执行JJF1069-2012不是很到位,普遍存在这样或那样的问题。为提高大家对规范的理解和把握,《中国计量》杂志特邀计量领域的一线考核专家,开辟JJF1069系列讲座专栏。本篇为JJF1069系列讲座之一:管理评审工作的几点建议

作者简介————


杨经荣,北京市朝阳区计量检测所副所长兼质量负责人、高级工程师、一级注册计量师、全国法制计量技术委员会流量分会工作组成员、中国计量测试学会容量分会的委员、法定计量检定机构考核考评员、检验检测机构资质认定考评员。


依法设置或授权建立的法定计量检定机构(以下简称“机构”),都要求建立文件化的管理体系并加以实施和保持,以持续改进其有效性。


按照JJF1069-2012《法定计量检定机构考核规范》的要求,每年都要进行管理评审,管理评审周期一般为12个月,机构最高管理者根据管理评审计划和管理评审程序,对机构的管理体系以及检定、校准和检测活动进行评审,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。管理评审应包括评价改进的机会和管理体系变更的需求,包括质量方针和总体目标变更的需求。


依据RB/T 214-2017《检验检测机构资质认定能力评价:检验检测机构通用要求》建立的实验室,或依据ISO/IEC 17025《检测和校准实验室能力认可准则》建立的实验室同样也需要定期进行管理评审,以确保其管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。


笔者在日常工作和考核中发现,机构的管理评审工作存在多种问题,主要体现在管理评审程序的制定、管理评审计划的制定、管理评审实施、管理评审报告等方面。笔者结合自己的工作经历,总结几点建议并举例说明,供大家参考。


一、管理评审程序的制定


根据程序文件的编制要求,结合机构的实际情况,制定有可操作性、详细的管理评审程序文件,其结构和内容一般有:


1.页眉

包含机构名称、程序名称、文件编号、版号及页数等。


2.程序文件名称

程序文件名称一般可参照JJF1069-2012制定,如《管理评审程序》、《管理评审工作程序》等。


3.目的

阐明管理评审程序所控制的活动和控制的目的。


4.适用范围

阐明管理评审程序所涉及的部门、人员或活动对象、要素。


5.职责

应明确规定负责实施管理评审程序的部门、人员(也包括管理评审程序提及的相关部门、人员)及其责任要求和权限。


6.工作程序

依据逻辑顺序、工作活动次序,描述开展管理评审活动的各个细节和工作程序,如:实施的对象、实施的要求、实施的人员、实施的时间、实施的地点、实施的方法、实施的控制、实施的记录、控制的记录、工作过程相关的细节、相关体系文件的引入、所使用的记录、表格等。


二、管理评审计划的制定


依据管理评审程序,一般由机构最高管理者或质量负责人制定管理评审计划,包含管理评审的输入、评审、输出等各个环节,评审计划一般包括以下内容:


1.评审目的

为确保管理体系符合规范的要求并持续改进;管理体系运行的各项活动符合《质量手册》和《程序文件》以及《作业指导书》;确保质量方针、质量目标的顺利实现;确保评价管理体系的有效性、充分性和适用性。


2.评审范围

与管理体系有关的各项活动,重点是管理体系文件与规范的适用性,以及与管理体系有关的活动,管理体系的运行情况,包括预防措施、纠正措施等。


3.参加人员、评审时间、地点等


4.评审依据

进行管理评审工作依据的文件,即法律、法规、规章制度、管理体系文件等,如:JJF1069《法定计量检定机构考核规范》、JJF1033《计量标准考核规范》、《质量手册》、《程序文件》以及《作业指导书》等。


5.评审输入

要求参会人员按下列要求准备管理评审的输入材料,并以书面材料的形式于××日之前提交。为便于编制管理评审报告,同时也要求提交电子版。


(1)管理层提供政策和程序的适宜性,结合实际工作情况,重点考虑现有管理体系文件与规范的适应性。


(2)综合办公室或质量技术室提供质量目标等总体目标实施结果的材料。


(3)管理和监督人员需提供的报告,管理层的报告(资源配置以及体系的运行情况),质量监督员的报告(全年工作总结:包括抽查证书份数、涉及项目、人员等;存在问题;体系及其运行方面、资源配置方面等的建议)。


(4)质量负责人提供近期内审报告以及整改实施情况。


(5)质量负责人提供近期实施的纠正措施和预防措施及其跟踪情况。


(6)技术负责人或质量负责人提供由外部机构进行的评审考核情况。


(7)技术负责人提供当年的计量比对或能力验证的结果。


(8)各部门提供工作量和工作类型的变化,如:根据《中共中央 国务院关于分类推进事业单位改革的指导意见》(2011年3月23日)以及北京市机构编制办的批复,北京市朝阳区计量检测所属于公益一类事业单位,不得从事经营活动。根据财政部、国家发改委文件《财政部 国家发展改革委关于清理规范一批行政事业性收费有关政策的通知》(财税[2017]20号),自2017年4月1日起停征计量收费。


因此,北京市朝阳区计量检测所的工作量和工作类型有了重大变化:对外只能承担强制检定的工作任务,并且对强制检定工作实行停征计量收费。


(9)质量技术室或综合办公室提供顾客的反馈和投诉情况。


(10)参会人员提供管理体系文件的修改建议,如:检定员操作证的管理规定有新要求,建议对CYJL-ZY-014《计量检定员取证及复核规范》、作业指导书进行更名及修订等。


(11)其他相关因素,如质量控制活动(质量负责人提供)、资源以及员工培训(技术负责人提供)等。


(12)管理层提供上一次管理评审会议的输出执行情况等。


三、管理评审会议


按照管理评审的计划,最高管理者主持管理评审会议,对与会者提供的材料进行评审,重点评审管理体系的适用性、充分性和有效性,对与管理体系有关的活动进行评审,如管理体系的运行情况,包括预防措施、纠正措施等。


切记一定要和年终总结会、日常的工作会等区分开,此类会议是对日常工作的部署、安排、讨论、总结等。管理评审会议是对管理体系的运行进行评审,评审管理体系的适用性、充分性,并确保其持续有效运行,管理评审会议最终要对其给出明确的结论。


四、管理评审的输出


JJF1069-2012之5.6.3条款:“管理评审的输出应包括与以下方面有关的任何决定和措施:管理体系有效性及其过程有效性的改进;与法律法规要求和顾客要求有关的检定、校准和检测的改进;资源需求。”


因此,管理评审的输出一般有:有关决议、纠正措施、预防措施、评审报告、相关质量记录等。


管理评审报告是评审输出的主要输出,因此,管理评审报告的编写尤其重要。笔者在评审考核中发现,管理评审报告往往是对全年工作的一个总结,没有体现出管理评审的作用,建议从以下几个方面编写管理评审报告:1.评审目的;2.评审范围及重点;3.参加人员;4.评审依据;5.评审输入。


详细列出参会人员提交的材料,如:

(1)质量负责人提供的《XX年管理评审质量负责人提供的材料》。

(2)技术负责人提交的《XX年管理评审技术负责人提供的材料》。

(3)各室提供的管理评审汇报材料,共4份。

(4)各室质量监督员提供的质量监督员工作汇报,共4份。


6.评审过程

根据会议的评审过程,简要记录评审内容,主要从人员、资源配置、质量目标考核、机构能力建设、体系运行情况、体系文件对政策和程序的适宜性以及工作量和工作类型的变化情况、顾客建议和投诉等方面进行评审。下面为某计量检测所管理评审报告的评审过程部分。


“我所于12月27日举行管理评审会议,对质量管理体系及其运行情况进行了评审,评审会议结合本所的实际情况,重点评审了以下内容。


1.人员

2016年新进人员4名,质检转岗人员8人,没有计量检定员证,无法持证上岗,陆续安排学习,争取早日上岗。


2.质量目标的考核

a.一年来,全所人员本着一切为顾客着想、一切为顾客服务的宗旨,认真为顾客服务,发出138份《征求意见函》,收回138份,均为满意,顾客满意度为100%。


b.2016年全所共出具证书96227份,作废证书30份,差错率为0.03%。


c.2016年应持证上岗人员数194人,实际持证上岗人员数296人,达到了上岗持证率100%的工作目标。


d.根据2015年年底提供的计量器具周检计划,我所2016年应检计量器具252件,均已进行周检,周检率为100%。


e.我所2016年新建0.02级数字压力计标准装置、经纬仪检定装置两项新标准。


f.2016年全所计划强检计量器具为69985台,实际检测70768台,强检计量器具周检率为100%。对《强检计量器具检定完成情况报表》进行查看,了解到有部分企业出现关停或停用计量器具等,共停用强检计量器具3740台(件),实际的强检计量器具周检率为99.5%。


g.计量器具检定/校准全部在15个工作日内完成,检测工作的延误率为0。


3.技术机构能力建设

a. 参加原北京市质量技术监督局组织的加油机检定计量比对,获得了满意的结果。压力项目持证人员参加了北京市组织的第四届职业技能大赛,取得了满意的结果。

b.随着社会的发展,技术更新较快,要跟上时代的发展,必须及时更新技术和设备,加大设备投入,我所2016年共投入80万元左右的资金购置设备,主要用于购置压力设备及砝码,以确保检测工作顺利开展。


4.体系运行情况

a.因检定员操作证的管理规定有新要求,建议对《计量检定员取证及复核规范》作业指导书进行更名及修订。


b.计量器具管理信息系统升级后,建议对作业指导书《计量器具检测管理系统管理细则》进行更名及修订。


c.计量器具管理信息系统升级后,建议对程序文件《要求、标书和合同的评审程序》进行修订,增加系统的《收发单》。


d.由于程序文件《测量设备管理程序》未对不需进行量值溯源的设备(设施)的彩标管理进行明确,建议管理评审会议对其管理进行详细规定,并修改该程序。


e.随着近几年的设备更新,建议对质量手册的附件5《标准及配套设备一览表》进行修改。


f.由于人员变动,建议对质量手册的附件3《授权签字人识别》、附件6《人员资质一览表》进行修改。


g.政策和程序的适宜性以及工作量和工作类型的变化

受政策影响,本所明确为公益Ⅰ类事业单位,开展的工作类型为检定,人员、设备、实验室等需要进行调整。


h.JJF1033-2016《计量标准考核规范》已于2016年11月30日由国家质量监督检验检疫总局正式批准发布,并于2017年5月30日起实施,本所的计量标准文件集需要按照新规范进行整理,成立计量标准文件集整理小组对文件集进行整理。


总之,受政策影响、新考核规范的颁布实施、工作量和工作类型的变化、市局行政管理的变化等,成立体系文件修改小组对体系文件进行梳理,对需要修改的体系文件进行修改,如修改部分较大,建议对体系文件进行改版。”


7.评审结论

评审会议对机构的管理体系以及检定、校准和检测活动进行评审后,对管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评价并给出明确的结论,并有针对性地提出切实可行的预防措施、纠正措施,以及管理体系的修改等。


8.评审输出

管理评审的输出一般有:有关决议、纠正措施、预防措施、评审报告、相关质量记录等,在管理评审报告中明确本次管理评审的输出。(本文刊发于《中国计量》杂志2019年第1期 作者:北京市朝阳区计量检测所 杨经荣

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